甘肃省公共资源交易平台交易电子档案管理办法(试行)

甘发改法规〔2023〕133号


各市州公共资源交易管理委员会办公室、公共资源交易中心,省公共资源交易管理委员会成员单位:

《甘肃省公共资源交易平台交易电子档案管理办法(试行)》经省公共资源交易管理委员会全体会议审议通过,现印发你们,请抓好贯彻落实。

    甘肃省发展和改革委员会    甘肃省公共资源交易中心

                           2023年3月7日

 

 

甘肃省公共资源交易平台交易

电子档案管理办法(试行)

第一章  总    则

第一条  为规范公共资源交易平台交易电子档案收集、整理和利用,确保档案的真实性、准确性、完整性和可用性,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国电子签名法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等法律法规以及《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子档案管理系统通用功能要求》等国家标准,结合我省实际,制定本办法。

第二条  全省公共资源交易目录内进入公共资源交易平台交易的项目,其交易活动全过程产生的电子档案管理适用本办法。

第三条  本办法所称公共资源交易平台交易电子档案(以下简称电子档案),是指在公共资源交易平台进行的交易活动中产生的符合国家法律法规规定的原件形式,采用国家标准的电子文件保存格式存储、按照一定顺序编排、内容完整准确,能够记录交易各环节真实情况,具有凭证、查考和保存价值的电子文件及其元数据。

电子文件,是指在公共资源交易活动中,通过计算机系统等电子设备形成的文字、图表、图像、音频、视频等信息,以数据电文形式存储于磁盘、网盘等载体,依赖计算机系统等电子设备阅读、处理、存取并可在通信网络上传输的,不涉及国家安全、国家秘密的文件。

元数据,是指描述电子文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据,可有效反映电子文件的质量、状况和其他特征,保障电子文件的证据特性,便于对电子文件进行理解、管理、交换和利用。

第四条  电子档案除法律法规规定不适用的情形外,与对应的纸质档案具有同等效力。不能通过数据共享等方式在线归集的纸质档案,应当扫描后形成数字副本进行归档。

第五条  电子档案管理工作应当遵循全程管理、标准规范、便于利用和安全保密的基本原则,维护档案的真实、完整、可用与安全。

第六条  省发展改革委与省公共资源交易中心负责全省电子档案工作的指导协调。

各级公共资源交易中心负责本级电子档案的收集、归档、利用,以及本级电子档案管理系统的建设、管理、运维工作。

公共资源交易平台电子系统服务机构,应当如实采集和记录自身运行维护的平台电子系统在交易服务活动中产生的各类电子数据,并按电子档案数据标准向所服务的公共资源交易平台全量迁移。要及时处理因电子系统运行、数据传输交换等技术故障导致的各类电子档案管理问题。

第二章  电子档案的形成和范围

第七条  电子档案管理系统在交易活动中,以项目为单位,按照“一项一档”要求,在线自动收集各类电子系统产生的电子文件及数据资料,并在项目中标(成交)通知书发出后40日内自动生成电子档案,统一编号归档。

电子档案管理系统应当为公共资源交易平台各类电子系统提供标准统一的接口或通道,用于接收公共资源交易各环节产生的电子档案。

第八条  电子档案管理系统应当具备但不限于以下功能:

(一)系统配置管理功能,包括档号规则管理、保管期限表管理、元数据方案管理等。

(二)归档管理功能,包括电子档案及其元数据采集、检测鉴定、编目、存储、利用、统计、备份、移交、报表管理、销毁等。

(三)安全管理功能,包括防篡改、身份识别、权限分配、攻击防护、事件预警报告等。

(四)纸质档案数字化管理功能,包括纸质档案数字化,以及对纸质档案数字副本实现自动编目、排序、归档等。

第九条  电子档案包括但不限于以下内容:

(一)项目交易受理文件及数据资料;

(二)资格预审公告、招标公告、投标邀请书及数据资料;

(三)资格预审文件、招标文件、澄清或者修改文件及数据资料;

(四)资格预审申请文件、投标文件、澄清或者说明文件及数据资料;

(五)资格预审申请文件提交记录、开标记录及数据资料;

(六)资格预审申请文件的审查过程文件、评标(评审)过程文件及数据资料;

(七)资格预审结果通知书、中标候选人公示、中标(成交)结果公示(公告)及数据资料;

(八)中标(成交)通知书及数据资料;

(九)交易现场见证文件及数据资料、音视频资料;

(十)法律法规规定的其他文件及数据资料。

采用非招标方式项目电子档案的归档范围,法律法规有规定的从其规定;无法律法规规定但行政监督部门有要求的从其要求;无法律法规规定、无行政监督部门要求的可遵循行业惯例或参照本条规定执行。

第十条  电子档案管理系统按照“全宗号—档案类别代码—项目分类类目代码·年度—保管期限—项目编号”的编码规则编制档号,作为电子档案的唯一标识。

电子档案所含电子文件,应当按照交易环节顺序在归档明细表最低一级类目内以件为单位编目,并通过件号与文件目录、交易行为、处理时间等元数据进行关联。

第十一条  电子档案管理系统在档案归档完成后,以“档号—项目名称”方式自动生成电子档案名称,并为电子档案加盖能够标识所在公共资源交易平台身份的档案证明电子专用章。

第十二条  电子档案管理系统对所归集电子文件自动进行检测和鉴定。对检测鉴定发现归集错漏的电子档案,应当及时进行追溯、补正,无法补正的应在电子档案管理系统中注明原因。

第三章  电子档案的存储和保管

第十三条  电子档案应当采取在线或离线存储的方式进行存储,经电子档案管理系统检测鉴定的真实、准确、完整和可用的电子档案,公共资源交易平台可以不保存对应的纸质档案。离线存储应当以单个项目电子档案为存储单元,选用耐久性较好的载体,储存于防外磁场干扰、防高温潮湿、防尘、防光环境。保存载体和装具上应制作标签,注明电子档案名称、保管期限、归档日期等。

第十四条  电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等应当实施近线、离线备份,有条件的可以异地容灾备份。

电子档案每年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,对发现的问题要及时采取相应措施解决。

第十五条  电子档案系统应部署独立的电子档案格式转换工具,具备电子档案批量格式转换功能,对不符合国家、行业相关标准的拟归档电子文件,以后台运行方式,自动转换成符合国家、行业相关标准的电子档案文件格式。其中,文本类电子文件一般选择PDF格式存储,图形类电子文件一般选择PDF、JPG格式存储,图像类电子文件一般选择PDF、JPG、Tiff格式存储,音频类电子文件一般选择MP3格式存储,视频类电子文件一般选择MP4格式存储,相应元数据一般选择XML格式存储。

第十六条  电子档案应当在相关软硬件系统更新和文件格式淘汰前,对电子文件格式进行转换,必要时可在确保数据安全的情况下进行迁移,并保证转换或迁移后与新系统兼容良好。

第十七条  电子档案保管期限应当根据有关法律、法规和政策文件规定执行。

第四章  电子档案的利用、移交和销毁

第十八条  有关单位、个人因科学研究等工作需要查阅电子档案的,应当参照《中华人民共和国政府信息公开条例》等法律法规规定向保管该档案的公共资源交易中心办理查阅申请。

第十九条  电子档案原则上不得复制。纪委监委、法院、检察院、公安机关、行政监督及审计等部门,因查办案件、处理投诉举报、履行审计工作职责等原因需复制电子档案的,保管该档案的公共资源交易中心收到档案复制函后,应当依法依归提供。复制的电子档案必须添加能够标明来源和防止不按规定用途使用的水印。

第二十条  任何可以接触到电子档案的单位和个人,应当严格遵守国家有关档案工作的法律法规规定,不得擅自公开电子档案信息,也不得将电子档案信息用于任何商业目的。

第二十一条  对有关法律法规规定需要公开的电子档案信息,按照规定要求在本级公共资源交易平台电子服务系统向社会公开。

各级公共资源交易中心应当按照国家有关规定向档案馆移交电子档案,移交工作按照《电子档案移交与接收办法》等规定执行。

第二十二条  电子档案的销毁应参照国家关于档案销毁的有关规定与程序执行。销毁电子档案,应从在线存储设备、容灾备份系统中彻底删除应销毁电子档案,电子档案管理系统应在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动,将被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库。应销毁电子档案的离线存储介质,应对其实施破坏性销毁。实施销毁前,应对备份的其他电子档案进行离线存储介质的转换。

第五章  附    则

第二十三条  非本省公共资源交易目录内交易项目的电子档案可参照本办法进行管理。法律法规另有规定的,从其规定。

第二十四条  本办法第六条第三款所称公共资源交易平台电子系统服务机构,包括但不限于公共资源交易平台软件开发商、系统维护商、网络传输服务商、网络安全服务商、设备服务商等。

第二十五条  本办法第十条档号编制规则中全宗号为档案馆分配公共资源交易中心编号;档案类别代码为JY;项目分类类目代码同《公共资源交易平台系统数据规范(V2.0)》“5.5.3公共资源交易信息分类类目表”代码;年度为电子档案的形成年度,项目编号为公共资源交易中心受理环节赋予项目的进场交易编码。

第二十六条  根据目前纳入全省公共资源交易平台的项目类别,本办法制定了工程建设项目、工程建设项目(采用资格预审办法)、政府采购项目、矿业权出(转)让招标项目、矿业权出(转)让挂牌(拍卖)项目、国有产权交易项目、土地使用权出让项目等7类交易电子档案归档明细表(见附件)。后续将根据公共资源交易“应进必进”推进情况,实时增加交易电子档案归档明细表。

第二十七条  本办法自印发之日起施行。

附表:1.工程建设项目交易电子档案归档明细表

2.工程建设项目(采用资格预审办法)交易电子档案归档明细表

3.政府采购项目交易电子档案归档明细表

4.矿业权出(转)让招标项目交易电子档案归档明细表

5.矿业权出(转)让挂牌(拍卖)项目交易电子档案归档明细表

6.国有产权交易项目交易电子档案归档明细表

7.土地使用权出让项目交易电子档案归档明细表

 

附表1

工程建设项目交易电子档案归档明细表

序号

一级目录

二级目录

三级目录

采集数据形式

是否必选

备注

1

项目文件

项目信息数据

数据表

2

标段信息数据

数据表

3

立项批复/会议纪要/相关证明文件

附件

根据实际情况任选其一

4

其他附件

附件

如代理机构委托协议、资金证明、委托代理合同、初步设计、施工图审查、建设工程规划许可证、招标申请备案表、会议纪要、相关证明文件等

5

交易文件

招标环节

招标文件数据

数据表

包含澄清文件(非必需)

6

招标文件

附件

7

招标公告数据

数据表

8

招标公告

附件

9

招标控制价数据

数据表

10

招标控制价文件

附件

11

其他附件

附件

12

投标环节

投标数据

数据表

13

投标文件

附件

14

其他附件

附件

15

场地环节

场地安排数据

数据表

16

其他附件

附件

17

开标环节

开标记录数据

数据表

18

开标记录明细数据

数据表

19

开标一览表

附件

20

其他附件

附件

21

评标环节

评标专家申请数据

数据表

22

交易文件

评标专家数据

数据表

23

评标报告数据

数据表

24

评标报告明细数据

数据表

25

评标报告

附件

26

其他附件

附件

27

交易文件

中标环节

中标候选人公示数据

数据表

28

中标候选人公示明细数据

数据表

29

中标候选人公示

附件

30

中标结果公示数据

数据表

包含否决投标(非必需)

31

中标结果公示明细数据

数据表

32

中标结果公示

附件

包含否决投标(非必需)

33

中标通知书数据

数据表

34

中标通知书明细数据

数据表

35

中标通知书

附件

36

其他附件

附件

37

投标保证金环节

保证金缴纳数据

数据表

38

保证金清退数据

数据表

39

保证金缴纳文件

附件

40

保证金清退文件

附件

41

保函文件

附件

42

其他附件

附件

如电子保函申请文件

43

合同环节

合同数据

数据表

44

合同

附件

45

其他附件

附件

46

见证文件

数据文件

交易现场见证数据

数据表

47

音视频文件

评标专家抽取音视频文件

附件

48

开标音视频文件

附件

49

评标音视频文件

附件

50

监管信息

行政监管事项信息

数据表

51

项目报警信息

数据表

52

投诉信息

数据表

53

其他附件

附件

附表2

工程建设项目(采用资格预审办法)交易

电子档案归档明细表

序号

一级目录

二级目录

三级目录

采集数据形式

是否

必选

备注

1

项目文件

项目信息数据

数据表

2

标段信息数据

数据表

3

立项批复/会议纪要/相关证明文件

附件

根据实际情况任选其一

4

其他附件

附件

如代理机构委托协议、资金证明、委托代理合同、初步设计、施工图审查、建设工程规划许可证、招标申请备案表、会议纪要、相关证明文件等

5

交易文件

公告和文件发布环节/资格预审

资格预审申请数据

数据表

6

资格预审文件数据

数据表

7

资格预审文件

附件

8

资格预审公告数据

数据表

9

资格预审公告附件

附件

10

其他附件

附件

11

场地环节/资格预审

预审场地安排数据

数据表

12

其他文件

附件

13

申请文件提交环节/资格预审

申请文件提交记录数据

数据表

14

申请文件提交记录明细数据

数据表

15

申请文件提交记录附件

附件

16

其他附件

附件

17

申请文件审查环节/资格预审

审查成员申请数据

数据表

18

审查成员数据

数据表

19

交易文件

审查报告数据

数据表

20

审查报告明细数据

数据表

21

审查报告

附件

22

其他附件

附件

23

结果通知环节/资格预审

资格预审结果数据

数据表

24

资格预审结果通知书

附件

25

其他附件

附件

26

交易文件

招标环节

招标文件数据

数据表

27

招标文件

附件

包含澄清文件(非必需)

28

招标公告数据

数据表

29

招标公告

附件

30

最高投标限价数据

数据表

31

最高投标限价文件

附件

32

其他附件

附件

33

投标环节

投标数据

数据表

34

投标文件

附件

35

其他附件

附件

36

场地环节

场地安排数据

数据表

37

其他附件

附件

38

开标环节

开标记录数据

数据表

39

开标记录明细数据

数据表

40

开标一览表

附件

41

其他附件

附件

42

交易文件

评标环节

评标专家申请数据

数据表

43

评标专家数据

数据表

44

评标报告数据

数据表

45

评标报告明细数据

数据表

46

评标报告

附件

47

其他附件

附件

48

中标环节

中标候选人公示数据

数据表

49

中标候选人公示明细数据

数据表

50

中标候选人公示

附件

51

中标结果公示数据

数据表

包含否决投标(非必需)

52

中标结果公示明细数据

数据表

53

中标结果公示

附件

包含否决投标(非必需)

54

中标通知书数据

数据表

55

中标通知书明细数据

数据表

56

中标通知书

附件

57

其他附件

附件

58

交易文件

投标保证金环节

投标保证金缴纳数据

数据表

59

投标保证金清退数据

数据表

60

投标保证金缴纳文件

附件

61

交易文件

投标保证金环节

投标保证金清退文件

附件

62

保函文件

附件

63

其他附件

附件

如电子保函申请文件

64

合同环节

合同数据

数据表

65

合同

附件

66

其他附件

附件

67

见证文件

数据文件

交易现场见证数据

数据表

68

音视频文件

评标专家抽取音视频文件

附件

69

开标音视频文件

附件

70

评标音视频文件

附件

71

监管信息

行政监管事项信息

数据表

72

项目报警信息

数据表

73

投诉信息

数据表

74

其他附件

附件

附表3

政府采购项目交易电子档案归档明细表

序号

一级目录

二级目录

三级目录

采集数据形式

是否必选

备注

1

项目文件

项目信息数据

数据表

2

标段(包)信息数据

数据表

3

立项批复/会议纪要/相关证明文件

附件

根据实际情况任选其一

4

其他附件

附件

包含项目采购审批表、代理机构委托协议等

5

交易文件

招标环节

采购文件数据

数据表

6

采购文件

附件

7

采购公告数据

数据表

8

采购公告

附件

包含更正公告(非必须)

9

其他附件

附件

10

投标环节

投标数据

数据表

11

投标文件

附件

12

其他附件

附件

13

场地环节

场地安排数据

数据表

14

其他附件

附件

15

开标环节

开标记录数据

数据表

16

开标记录明细数据

数据表

17

开标一览表

附件

18

其他附件

附件

19

评审环节

评标(评审)专家申请数据

数据表

20

评标(评审)专家数据

数据表

21

评审报告数据

数据表

22

评审报告明细数据

数据表

23

评审报告

附件

24

其他附件

附件

25

交易文件

中标环节

中标(成交)公告数据

数据表

包含废标(非必需)

26

中标(成交)公告明细数据

数据表

27

中标(成交)公告

附件

包含废标(非必需)

28

中标(成交)通知书数据

数据表

29

中标(成交)通知书明细数据

数据表

30

中标(成交)通知书

附件

31

其他附件

附件

32

投标保证金环节

投标保证金缴纳数据

数据表

33

投标保证金清退数据

数据表

34

投标保证金缴纳文件

附件

35

投标保证金清退文件

附件

36

保函文件

附件

37

其他附件

附件

如电子保函申请文件

38

合同环节

合同数据

数据表

39

合同

附件

40

其他附件

附件

41

见证文件

数据文件

交易现场见证数据

数据表

42

音视频文件

评审专家抽取音视频文件

附件

43

开标音视频文件

附件

44

评审音视频文件

附件

45

监管信息

行政监管事项信息

数据表

46

项目报警信息

数据表

47

投诉信息

数据表

48

其他附件

附件

如质疑答复文件等

注:采用资格预审办法对供应商进行资格审查或采用非招标方式交易的政府采购项目,可按照实际情况参照本表目录进行归档。


附表4

矿业权出(转)让招标项目交易

电子档案归档明细表

序号

一级目录

二级目录

三级目录

采集数据形式

是否必选

备注

1

项目文件

项目信息数据

数据表

2

附件

附件

包含政府出让方案、矿业权出(转)让权益评估报告、竞买须知、出(转)让委托书、竞买申请书等

3

交易文件

招标环节

招标文件数据

数据表

包含澄清文件(非必需)

4

招标文件

附件

5

招标公告数据

数据表

含变更公告

6

招标公告

附件

7

其他附件

附件

8

资格审核

申请资料提交记录数据

数据表

9

申请资料提交记录附件

附件

10

投标环节

投标数据

数据表

11

投标文件

附件

12

其他附件

附件

13

场地环节

场地安排数据

数据表

14

其他附件

附件

15

开标环节

开标记录数据

数据表

16

开标记录明细数据

数据表

17

开标一览表

附件

18

其他附件

附件

19

评标环节

评标专家申请数据

数据表

20

评标专家数据

数据表

21

评标报告数据

数据表

22

评标报告明细数据

数据表

23

评标环节

评标报告

附件

24

其他附件

附件

25

交易文件

中标环节

中标候选人公示数据

数据表

26

中标候选人公示明细数据

数据表

27

中标候选人公示

附件

28

中标结果公示数据

数据表

包含否决投标(非必需)

29

中标结果公示明细数据

数据表

30

中标结果公示

附件

包含否决投标(非必需)

31

中标通知书数据

数据表

32

中标通知书明细数据

数据表

33

中标通知书

附件

34

其他附件

附件

35

合同环节

合同数据

数据表

36

合同

附件

37

其他附件

附件

38

见证文件

数据文件

开评标现场见证数据

数据表

39

音视频文件

评标专家抽取音视频文件

附件

40

开标音视频文件

附件

41

评标音视频文件

附件

42

监管信息

行政监管事项信息

数据表

43

项目报警信息

数据表

44

投诉信息

数据表

45

其他附件

附件

附表5

矿业权出(转)让挂牌(拍卖)项目交易

电子档案归档明细表

序号

一级目录

二级目录

三级目录

采集数据形式

是否

必选

备注

1

项目文件

项目信息数据

数据表

2

附件

附件

包含政府出让方案、矿业权出(转)让权益评估报告、竞买须知、出(转)让委托书、竞买申请书等

3

交易文件

公告报名环节

公告数据

数据表

含变更公告

4

公告附件

附件

5

招标文件数据

数据表

包含澄清文件(非必需)

6

招标文件

附件

7

资格审核

申请资料提交记录数据

数据表

8

申请资料提交记录附件

附件

9

成交环节

结果公示数据

数据表

10

结果公示附件

附件

11

成交确认书数据

数据表

12

成交确认书附件

附件

13

其他附件

附件

14

见证文件

数据文件

竞价全过程见证数据

数据表

其他附件

附件

15

监管信息

行政监管事项信息

数据表

16

项目报警信息

数据表

17

投诉信息

数据表

18

其他附件

附件

附表6

国有产权交易项目交易

电子档案归档明细表

序号

一级目录

二级目录

三级目录

采集数据形式

是否

必选

备注

1

项目文件

项目数据文件

数据表

2

附件

附件

企业产权转让:包含产权转让的有关决议文件、产权转让方案、企业审计报告、资产评估报告、核准或备案文件、产权转让协议、国家出资企业产权登记表、法律意见书等。                

企业增资:包含增资的有关决议文件、增资方案、增资企业审计报告、资产评估报告、核准或备案文件、增资协议、国家出资企业产权登记表、法律意书等。

3

交易文件

交易环节

公告数据

数据表

4

公告附件

附件

企业产权转让:包含转让公告。                   

企业增资:包含增资公告。

5

意向受让方名单

数据表

6

其他附件

附件

企业产权转让:包含意向受让方受让申请、法人资格证明或自然人身份证明、符合受让资格条件的证明文件等。              

企业增资:包含意向投资方的投资申请书、营业执照或其他主体资格证明文件、公司章程、决策及批准文件等;如转让方选择综合评议方式遴选投资方,包含转让方国有企业增资综合评议实施方案、投资方响应文件、评议小组评议结果报告、评议对象名单、签到表、排序表等过程性文件。

7

成交环节

结果公示数据

数据表

8

结果公示附件

附件

企业产权转让:包含成交公告。                   

9

交易文件

企业增资:包含增资结果公告。

10

成交通知书数据

数据表

11

成交通知书附件

附件

企业产权转让:受让结果通知书。                 

企业增资:包含增资结果通知书,如转让方选择综合评议方式遴选投资方,包含遴选结果通知书。

12

其他附件

附件

13

合同环节

合同数据

数据表

14

合同

附件

企业产权转让:包含产权交易委托合同、产权交易合同。                     

企业增资:包含企业增资扩股委托合同、增资扩股合同。

15

其他附件

附件

企业产权转让:资产交易凭证。                   

企业增资:包含增资交易凭证。

16

见证文件

数据文件

竞价全过程见证数据

数据表

17

其他附件

附件

附表7

土地使用权出让项目交易

电子档案归档明细表

序号

一级目录

二级目录

三级目录

采集数

据形式

是否必选

备注

1

项目文件

出让项目数据文件

数据表

2

附件

附件

3

交易文件

出让环节

公告数据

数据表

4

公告附件

附件

5

入围竞买人信息

数据表

6

其他附件

附件

7

成交环节

结果公示数据

数据表

如成交宗地信息

8

结果公示附件

附件

9

成交通知书数据

数据表

10

成交通知书附件

附件

11

其他附件

附件

12

见证文件

数据文件

交易全过程见证数据

数据表

其他附件

附件